Toute entreprise repose sur une communication efficace avec ses clients. La communication ne se contente pas de transmettre des informations. Elle inspire la confiance, renforce la crédibilité entre les deux parties, stimule l’implication et génère la loyauté. Mais dans l’environnement commercial mondial, de haute technologie et en rapide évolution d’aujourd’hui, comment s’assurer de communiquer efficacement ?
Sommaire
La référence – En face a face
Il ne fait aucun doute que la communication en face à face est la méthode la plus efficace pour la plupart des gens. Pourquoi ? En raison de son caractère bidirectionnel. C’est une question de dialogue. Les auditeurs ne sont pas des participants passifs. Lorsque quelqu’un nous parle, nous lui renvoyons un flux continu de réponses. Certaines sont verbales, mais beaucoup ou la plupart ne le sont pas. Ces réponses ont le pouvoir de changer réellement le message diffusé par l’interlocuteur. De plus, elles peuvent changer la façon dont les autres auditeurs interprètent ce message. De même, les autres auditeurs ont le pouvoir de changer votre interprétation.
Cependant, la nature mondiale des affaires rendent impossible l’organisation de réunions en face à face pour chaque communication. Quelles sont donc les alternatives ? Plus précisément, quelles sont les alternatives offertes par la technologie ?
Le courrier électronique
Les avantages du courrier électronique sont nombreux et bien connus. Le courrier électronique est un excellent mécanisme de diffusion de l’information entre plusieurs personnes. Il est rapide et rentable. Il est incroyablement pratique – vous pouvez facilement communiquer à travers les fuseaux horaires. Il fournit une trace électronique utile sur papier. Il permet de gagner beaucoup de temps, car la plupart des éléments qui entourent un appel téléphonique (les subtilités sociales) sont considérés comme inutiles dans le courrier électronique. Il permet aux destinataires de lire les messages et d’y répondre à leur propre rythme.
La formulation, la grammaire et la ponctuation d’un courrier peut être examinées et modifiées avant l’envoi final. Mais le courrier électronique à ses limites :
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Son manque de convivialité est une arme à double tranchant.
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Sans le bénéfice d’autres indices de communication, il est parfois difficile d’interpréter le ton d’un courriel, ce qui peut rendre certains messages ambigus.
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Ce n’est pas l’idéal pour une communication critique.
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Ironiquement, l’efficacité de la diffusion du courrier électronique a été l’un des principaux obstacles à l’efficacité de sa communication.
Il est si facile d’envoyer des emails – et ils sont si anonymes – que nos boîtes de réception sont maintenant inondées de SPAM. Par conséquent, les courriels sont considérés avec une certaine suspicion. Il est parfois difficile d’identifier les courriels légitimes, mais il est très facile d’appuyer sur « Supprimer »:) .
Comme les expéditeurs de courrier électronique sont généralement éloignés géographiquement et des fois culturellement de leurs destinataires, ils n’ont pas de repères visuels et sonores immédiats pour les aider à adapter le message au fur et à mesure qu’ils le tapent.
Mais il n’est pas nécessaire de « jeter le bébé avec l’eau du bain ». Le courrier électronique est une excellente solution à de nombreux besoins de communication. Et pour ceux qui sont mal équipés pour traiter les emails, il existe des technologies plus récentes et plus appropriées qui sont conçues pour ce travail…
Le complément parfait : Technologies du web2.0
Le web 2.0, un terme inventé par O’Reilly Media une société de médias américaine en 2004, fait référence à une deuxième génération de services basés sur internet qui permettent aux gens de collaborer et de partager des informations en ligne de manière nouvelle.
Les technologies du web 2.0 sont bien définies par wikipedia.org, qui permettent aux utilisateurs du site (les membres) de créer et de partager du contenu, y compris d’explorer et de discuter des idées, des opinions, des initiatives et des problèmes. Le web 2.0 est une affaire de communication. Il s’agit de l’évolution de l’internet, qui est passé d’une bibliothèque infinie de pages statiques à un monde sans fin de conversations. Ces pages peuvent être réservées à des personnes particulières ou ouvertes à tous les membres. La seule différence est que l’interaction a lieu dans le cyberespace et que les participants peuvent être assis derrière un clavier à peu près n’importe où sur la planète.
Il est important de noter que la compréhension du message d’une communication web 2.0 par le lecteur est déterminé non seulement par l’éditeur, mais aussi par les réponses par exemple, les commentaires du public. De plus, le message réel de l’éditeur a tendance à être beaucoup plus fluide, car il est lui aussi influencé par les réponses du public. En d’autres termes, les services du web 2.0 ressemblent beaucoup plus à des conversations en face à face qu’à toute autre technologie de communication avant eux.
Quelles sont donc ces technologies émergeant que nous devrions garder à l’œil ? Les deux plus notables sont les wikis et les blogs. Les définitions suivantes sont tirées de http://www.wikipedia.org, une encyclopédie en ligne développée sous forme de wiki.
– Wikis
Un wiki est un type de site web qui permet aux utilisateurs d’ajouter, de supprimer ou d’éditer et de modifier facilement le contenu. Cette facilité d’interaction et de fonctionnement fait d’un wiki un outil efficace pour la création collaborative. Citons par exemple Wikipedia (wikipedia.com), Ekopedia (ekopedia.org), Wiki-brest (wiki-brest.net) et plein d’autres.
– Blogs
Un weblog, généralement abrégé en blog, est un type de journal intime ou de journal en ligne qui permet à une personne d’exprimer son opinion sur quelque chose. Les blogs fournissent souvent des commentaires ou des nouvelles et des informations sur un sujet particulier. Un blog typique combine du texte, des images et des liens vers d’autres blogs ou sites de référence et autres médias. Les blogs sont généralement basés sur du texte, mais ils peuvent inclure des photos, des vidéos ou des fichiers audio (podcasting). Les blogs peuvent être présentés de manière à créer une conversation entre plusieurs internautes.
Short Message Service (SMS)
Les SMS – Short Message Service (SMS) est un service disponible sur la plupart des téléphones mobiles numériques (et autres appareils mobiles et même des ordinateurs qui permettent l’envoi de messages courts entre des téléphones mobiles, d’autres appareils portables et même des téléphones fixes.
Podcasting
Le podcasting est la méthode de distribution de fichiers multimédia, tels que des programmes audio ou vidéo, sur l’internet, pour la lecture sur des appareils mobiles et des ordinateurs personnels. Plusieurs supports sont disponibles aujourd’hui et rend cela-très facile pour n’importe qui.
Webinaires
Un webinaire est un séminaire qui se déroule sur le Web. Il s’agit d’une conférence sur le web. Contrairement au webcast, qui est une transmission d’informations dans un seul sens, un webinaire est conçu pour être interactif entre le présentateur et le public. Un webinaire est « en direct » dans le sens où l’information est transmise, selon un ordre du jour, avec un début et une fin.
Conclusion
Le courrier électronique est et continuera d’être un outil de communication incroyablement utile et pratique. En fait, avec l’émergence de nouvelles technologies qui sont soit plus directes, soit plus immédiates, soit plus proches de la communication en face à face, le courrier électronique est amélioré. À mesure que les entreprises complètent leur utilisation du courrier électronique par d’autres technologies de communication, le courrier électronique sera de plus en plus réservé aux communications auxquelles il convient parfaitement.
